Tres factores claves para saber si un proceso es necesario en tu negocio

Cuando todavía era empleada en una empresa global, los “procesos” me salían hasta por las orejas… lejos de ayudarme, la mayoría de esos procesos eran frustrantes y muchas veces hasta resultaban ser un obstáculo para hacer mi trabajo.

En realidad los odiaba y en mi cabeza pensaba… a ver como salgo de este laberinto el día de hoy.

Y es que algunos sí lo eran, pero desde que comencé mi propio negocio empecé a ver la importancia que tienen.

El hecho es que si tu empresa no tiene procesos va a ser MUY difícil hacer que crezca en forma sustentable SIN que tengas que estar esclavizado a la oficina todo el tiempo. Y la verdad, aunque estuvieras esclavizad@, una persona simplemente no es capaz de hacer absolutamente todo.

A diferencia de las empresas multinacionales que tienen el lujo de contratar más personas, las pequeñas empresas y aquellos en donde TU eres el negocio (por ejemplo, doctores, contadores, abogados, consultores y cualquier emprendedor@) no tenemos el lujo de simplemente “aventarle dinero al problema” y esperar que se solucione.

Debemos, TENEMOS que ser más astutos que eso, y aquí es donde esos procesos en lugar de ser un obstáculo son una salvación.

¿Pero cómo saber si un proceso te va a beneficiar? Aqui te paso tres factores que son claves para saber si un proceso te va a ayudar a llegar a tu meta o es un obstáculo para cumplirla.

1) Tu proceso te ahorra tiempo (en este momento, o en un futuro): a veces es fácil pensar que si un proceso no te está simplificando la vida ahora que no es necesario.

Digamos que en tu empresa son por lo menos dos personas. El tener un proceso donde por ejemplo, registren conclusiones o resultados de llamadas con proveedores o clientes es importante. Quizás parezca que es un trabajo extra ahora, pero esto te va a ahorrar tiempo en el futuro. Por ejemplo, si tu estas de vacaciones, tu colega simplemente tiene que ver tus apuntes, no tiene que pedirte que interrumpas tu descanso para resolver la pregunta.

Y de hecho aunque trabajes solo, deberias de ponerte en costumbre de anotar tus llamadas importantes. Así no tienes que confiar en tu memoria (o al de tu contraparte) cuando salga alguna duda.

2) Tu proceso hace el 80% del trabajo por ti.

Muchas veces me preguntan si las secuencias de emails que enseñamos se pueden mandar manualmente. Y claro que se pueden mandar manualmente, y aunque eso te va a ayudar a dar seguimiento, la verdad no te va a ahorrar tiempo. El hecho de que el email sea TAN efectivo como una herramienta de seguimiento es porque es un proceso que se puede automatizar (mediante un software) y hace el trabajo por ti. El no tener que dedicar tiempo para hacerlo tu mism@, te libera para hacer otras sabiendo que tu seguimiento se está haciendo como tu lo elegiste.

3) Tu proceso protege tu marca o tu empresa

Cuando empiezas tu propio negocio, a veces solo eres tú. Y tu personalidad, tu estampa, tu forma de hacer las cosas es lo que muchas veces hace que tus clientes te escojan a tí sobre la competencia. Conforme empiezas a crecer y necesitas contratar personas para tu negocio, es fácil que esa “estampa”, esa “forma de hacer las cosas” se pierda porque obviamente todos hacemos las cosas distintas. Ahí es cuando tienes que analizar cuáles de esas cosas (es decir, aquello que se ha vuelto parte de tu marca) quieres mantener para seguir diferenciándote.  Una vez identificados debes de implementar un proceso para asegurarte que las personas que se unan a tu empresa sigan dando el servicio en la manera en la que tu lo has hecho.

Pero ojo, asegúrate que eso que hayas identificado en verdad haya apoyado/creado tu marca, de lo contrario puedes estar implementando un obstáculo en lugar de un proceso positivo.

Maricela Robles

Maricela Robles

Maricela Robles es la co-creadora de Email Matrix, la versión en Español de AutoResponder Madness de André Chaperon, donde un email cuenta historias y al mismo tiempo conecta, vende, y ayuda a solucionar tus problemas y los de tus clientes.

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